Una invitación es un email con un enlace personal a un formulario de inscripción. El enlace puede llevar un precio propio (gratis, fijo o con descuento) y una fecha de caducidad. Úsala para una carrera solo con invitación, para pilotos cuya inscripción paga un patrocinador, o simplemente para que vuelvan los pilotos de la temporada pasada. El ejemplo invita a diez pilotos a "Round 1 – Lakeside" en la categoría "Junior 125".
Antes de empezar
- El evento tiene un formulario de inscripción con la categoría a la que invitas (Abrir las inscripciones). Si solo pueden inscribirse los pilotos invitados, marca Solo con invitación en el editor del formulario.
- El email de invitación tiene un texto. ERA usa la invitación para pilotos del formulario (pestaña Mensajes del editor del formulario) si está escrita; si no, la Invitación de piloto del campeonato en Sistema › Ajustes de email. Sin texto, no se puede enviar nada.
Invita a los pilotos
Quién: organizador
- Abre la página. Ve a Pilotos › Invitar pilotos y elige el campeonato y el evento.
- Elige formulario y categoría. Elige el Formulario y después la Categoría: la lista muestra solo las categorías de ese formulario.
- Fija la regla de precio. En Precio elige Precio normal, Inscripción gratuita, Precio fijo o Descuento %. Para un precio fijo o un descuento escribe el valor en Precio fijo / descuento, por ejemplo 150 o 20.
- Fija la caducidad. El enlace caduca el: a partir de ese día el enlace deja de funcionar. Déjalo vacío para que el enlace valga hasta el cierre de las inscripciones.
- Da la lista. Sube un Archivo CSV con las columnas email, nombre, apellido, patrocinador, email del patrocinador (la primera fila puede ser la cabecera), o pega los pilotos uno por línea en el mismo orden. Hasta 500 pilotos por envío.
- Revisa la lista. Pulsa Comprobar la lista. Todavía no se envía nada: ERA muestra cada fila con su estado y los recuentos arriba.
- Envía. Pulsa el botón de envío y confirma. ERA envía un email por cada piloto nuevo y muestra el resultado fila por fila: enviado, no enviado, omitido.
ERA omite, y lo indica en la vista previa:
- los pilotos ya invitados al mismo formulario y categoría, con una invitación no usada y no caducada;
- los pilotos ya inscritos en el formulario;
- los emails no válidos y los emails repetidos en la lista.
Un email que todavía no está en ERA recibe una cuenta de piloto nueva y vacía (marcada "cuenta nueva" en la vista previa): el piloto elige la contraseña en la web. Detalles en Invitar pilotos.
Sigue las invitaciones
- Abre la lista. Ve a Pilotos › Invitaciones enviadas y elige el campeonato y el evento.
- Filtra. Los filtros Todos, Aún no inscrito, Inscrito y, cuando las hay, Expired dividen la lista. Cada fila muestra categoría, formulario, regla de precio, fecha de la invitación, caducidad y estado ("inscrito · por pagar" cuando la inscripción espera su pago).
- Corrige y vuelve a enviar. El lápiz abre la invitación: cambia la categoría entre las del formulario con Guardar la categoría, o pulsa Guardar y reenviar la invitación. El email lleva el mismo enlace que antes.
- Elimina. La papelera elimina una invitación que no se ha usado. Una invitación ya usada para inscribirse se queda.
Detalles en Invitaciones enviadas.
Recuérdaselo a quien no se ha inscrito
- Abre la página. Ve a Pilotos › Enviar recordatorios y elige el campeonato y el evento. ERA lista, categoría por categoría, quién ha sido invitado y todavía no se ha inscrito.
- Envía. Pulsa Send reminder en una categoría, o Enviar recordatorio a todos. Cada piloto recibe otra vez su propio enlace de invitación.
No reciben el recordatorio: los pilotos cuya invitación ha caducado y los pilotos que se han inscrito en el formulario sin usar el enlace. El texto es el Recordatorio de inscripción (pilotos invitados aún no inscritos) de Sistema › Ajustes de email. Detalles en Enviar recordatorios.
Invita a los equipos
- Abre la página. Ve a Equipos › Invitar equipos y elige el campeonato y el evento.
- Elige el formulario. ERA lista los equipos que han corrido en el campeonato y todavía no tienen cuenta de equipo. Los equipos aún no invitados a este formulario están marcados.
- Envía. Revisa las casillas y pulsa Send the invitation. Cada equipo recibe el enlace del formulario en la web y un enlace para elegir la contraseña de su cuenta de equipo, válido 7 días.
El texto es la Invitación de equipo del formulario o de Sistema › Ajustes de email. Detalles en Invitar equipos.
Patrocinadores que pagan a sus pilotos
- Indica el patrocinador en el CSV. En la lista de invitaciones rellena las columnas del patrocinador y del email del patrocinador. Un patrocinador que todavía no existe se crea al enviar la invitación.
- Mira los patrocinadores del evento. Ve a Patrocinadores › Patrocinadores y elige el campeonato y el evento: cada patrocinador con cuántos pilotos ha invitado, cuántos se han inscrito, han pagado y quedan por pagar.
- Registra el pago. Abrir un patrocinador: Paid by the sponsor en una fila, o Mark all as paid by the sponsor, confirma las inscripciones como pagadas con una nota que nombra al patrocinador, igual que poner el pago como pagado en la ficha de inscripción. Las inscripciones que forman parte de un pedido de equipo se pagan desde la ficha del equipo.
- Quita a un piloto. Quitar del patrocinador mantiene la invitación y la inscripción, sin patrocinador.
Detalles en Patrocinadores.