Une invitation est un e-mail contenant un lien personnel vers un formulaire d'inscription. Le lien peut porter son propre prix (gratuit, fixe ou remisé) et une date d'expiration. Utilisez-la pour une course sur invitation, pour des pilotes dont un sponsor paie l'engagement, ou simplement pour faire revenir les pilotes de la saison passée. L'exemple invite dix pilotes à « Round 1 – Lakeside » dans la catégorie « Junior 125 ».
Avant de commencer
- L'épreuve a un formulaire d'inscription avec la catégorie à laquelle vous invitez (Ouvrir les inscriptions avec un formulaire). Si seuls les pilotes invités peuvent s'inscrire, cochez Sur invitation uniquement dans l'éditeur de formulaire.
- L'e-mail d'invitation a un texte. ERA utilise l'invitation pilote du formulaire (onglet Messages de l'éditeur de formulaire) si elle est rédigée, sinon l'Invitation pilote du championnat dans Système › Paramètres e-mail. Sans texte, rien ne peut être envoyé.
Inviter des pilotes
Qui : organisateur
- Ouvrez la page. Allez dans Pilotes › Inviter des pilotes et choisissez le championnat et l'épreuve.
- Choisissez le formulaire et la catégorie. Choisissez le Formulaire, puis la Catégorie : la liste n'affiche que les catégories de ce formulaire.
- Fixez la règle de prix. Sous Prix, choisissez Prix normal, Engagement gratuit, Prix fixe ou Remise %. Pour un prix fixe ou une remise, saisissez la valeur dans Prix fixe / remise, par exemple 150 ou 20.
- Fixez l'expiration. Le lien expire le : après ce jour, le lien ne fonctionne plus. Laissez vide pour que le lien reste valable jusqu'à la clôture des inscriptions.
- Fournissez la liste. Chargez un Fichier CSV avec les colonnes e-mail, prénom, nom, sponsor, e-mail du sponsor (la première ligne peut être l'en-tête), ou collez les pilotes un par ligne dans le même ordre. Jusqu'à 500 pilotes par envoi.
- Vérifiez la liste. Appuyez sur Vérifier la liste. Rien n'est encore envoyé : ERA affiche chaque ligne avec son état et les totaux en haut.
- Envoyez. Appuyez sur le bouton d'envoi et confirmez. ERA envoie un e-mail par nouveau pilote et affiche le résultat ligne par ligne : envoyé, non envoyé, ignoré.
ERA ignore, et l'indique dans l'aperçu :
- les pilotes déjà invités au même formulaire et à la même catégorie, avec une invitation non utilisée et non expirée ;
- les pilotes déjà inscrits au formulaire ;
- les e-mails non valides et les e-mails répétés dans la liste.
Un e-mail qui n'est pas encore dans ERA reçoit un nouveau compte pilote vide (marqué « nouveau compte » dans l'aperçu) : le pilote choisit son mot de passe sur le site. Détails dans Inviter des pilotes.
Suivre les invitations
- Ouvrez la liste. Allez dans Pilotes › Invitations envoyées et choisissez le championnat et l'épreuve.
- Filtrez. Les filtres Tous, Pas encore inscrit, Inscrit et, s'il y en a, Expired répartissent la liste. Chaque ligne affiche la catégorie, le formulaire, la règle de prix, la date d'invitation, l'expiration et le statut (« inscrit · à payer » quand l'engagement attend son paiement).
- Corrigez et renvoyez. Le crayon ouvre l'invitation : changez la catégorie parmi celles du formulaire avec Enregistrer la catégorie, ou appuyez sur Enregistrer et renvoyer l'invitation. L'e-mail contient le même lien qu'avant.
- Supprimez. La corbeille supprime une invitation qui n'a pas été utilisée. Une invitation déjà utilisée pour s'inscrire reste.
Détails dans Invitations envoyées.
Relancer ceux qui ne se sont pas inscrits
- Ouvrez la page. Allez dans Pilotes › Envoyer des rappels et choisissez le championnat et l'épreuve. ERA liste, catégorie par catégorie, qui a été invité et ne s'est pas encore inscrit.
- Envoyez. Appuyez sur Send reminder sur une catégorie, ou sur Envoyer le rappel à tous. Chaque pilote reçoit à nouveau son propre lien d'invitation.
Ne sont pas relancés : les pilotes dont l'invitation a expiré et ceux qui se sont inscrits au formulaire sans utiliser le lien. Le texte est le Rappel d'inscription (pilotes invités pas encore inscrits) de Système › Paramètres e-mail. Détails dans Envoyer des rappels.
Inviter des équipes
- Ouvrez la page. Allez dans Équipes › Inviter des équipes et choisissez le championnat et l'épreuve.
- Choisissez le formulaire. ERA liste les équipes qui ont couru dans le championnat et n'ont pas encore de compte équipe. Les équipes pas encore invitées à ce formulaire sont cochées.
- Envoyez. Vérifiez les coches et appuyez sur Send the invitation. Chaque équipe reçoit le lien du formulaire sur le site et un lien pour choisir le mot de passe de son compte équipe, valable 7 jours.
Le texte est l'Invitation équipe du formulaire ou de Système › Paramètres e-mail. Détails dans Inviter des équipes.
Sponsors qui paient pour leurs pilotes
- Indiquez le sponsor dans le CSV. Dans la liste d'invitation, remplissez les colonnes sponsor et e-mail du sponsor. Un sponsor qui n'existe pas encore est créé à l'envoi de l'invitation.
- Consultez les sponsors de l'épreuve. Allez dans Sponsors › Sponsors et choisissez le championnat et l'épreuve : chaque sponsor avec le nombre de pilotes invités, inscrits, payés et encore à payer.
- Enregistrez le paiement. Ouvrez un sponsor avec Ouvrir : Paid by the sponsor sur une ligne, ou Mark all as paid by the sponsor, confirme les engagements comme payés avec une note qui nomme le sponsor, comme si vous passiez le paiement à payé dans la fiche de l'engagement. Les engagements qui font partie d'une commande d'équipe se paient depuis la fiche équipe.
- Retirez un pilote. Retirer du sponsor garde l'invitation et l'engagement, sans sponsor.
Détails dans Sponsors.