Les pilotes s'inscrivent sur le site au moyen d'un formulaire. Dans ERA, vous créez le formulaire à partir d'un modèle, choisissez ses catégories avec prix et limites, ajustez les champs et le message d'accueil, puis l'ouvrez. L'exemple ouvre les inscriptions de « Round 1 – Lakeside » de « Kart Cup North ».
Avant de commencer
- L'épreuve existe et les catégories sont actives (Un nouveau championnat).
- Les moyens de paiement du championnat sont cochés et leurs clés renseignées dans Système › Moyens de paiement (Moyens de paiement).
- Pour faire le formulaire de cette année à partir de celui de l'an passé, ne partez pas d'un modèle : dupliquez l'ancien formulaire (Une nouvelle saison).
Créer le formulaire
Qui : organisateur
- Ouvrez la page. Allez dans Formulaires › Nouveau formulaire et choisissez le Championnat.
- Nommez-le. Saisissez le Name of the form, par exemple « Round 1 – Lakeside 2027 ».
- Choisissez le modèle. Prenez un Template : la liste à droite indique le nombre de pages et de champs de chacun, avec les notes de l'administrateur. Les modèles se gèrent dans Modèles de formulaire.
- Choisissez le type. Événement unique pour une course, puis choisissez l'Événement (ou laissez-le pour plus tard). Pass saison pour plusieurs courses : voir Vendre un pass saison.
- Fixez la date de clôture. Clôture des inscriptions : date et heure après lesquelles le site n'accepte plus d'engagements.
- Créez-le. Appuyez sur Create the form and choose its categories. Le formulaire est créé privé et s'ouvre dans l'éditeur.
Catégories et prix
Dans l'onglet Base et catégories de l'éditeur :
- Cochez les catégories. Le tableau liste les catégories actives du championnat et de l'épreuve, avec leur plage de numéros de course.
- Saisissez le prix et la limite. Saisissez le prix en euros pour chaque catégorie cochée (0 si elle est gratuite) : ERA n'enregistre pas avec une catégorie cochée sans prix. Sous Limite, saisissez le nombre maximum d'engagements dans cette catégorie, ou laissez vide : ERA enregistre alors 999, il n'y a donc en pratique pas de limite, et le tableau de bord compte 999 places pour cette catégorie.
- Réglez les options du formulaire. Limite d'engagements (tout le formulaire, 0 = aucune) plafonne le total. Sur invitation uniquement n'accepte que les pilotes invités (Inviter des pilotes et des équipes). Attribuer les numéros de course automatiquement donne à chaque engagement, une fois payé, le numéro suivant de la plage de sa catégorie (le plus haut numéro déjà attribué plus un).
- Enregistrez. Appuyez sur Enregistrer.
Une catégorie qui a déjà des inscriptions reste dans le formulaire et ne peut pas être décochée. Le championnat et le type ne peuvent plus être changés une fois que le formulaire a des inscriptions.
Champs et signatures
Dans l'onglet Champs, chaque page du formulaire est listée avec ses champs, dans l'ordre du site.
- Modifiez un champ. Ouvrez Modifier sur la ligne : changez le nom (libellé), le texte d'aide, Required, Unique, Driver can change it, Masqué, ou déplacez-le vers une autre page. Appuyez sur Save field.
- Ajoutez un champ. Sous chaque page, Add a field to this page : choisissez le type, saisissez le nom et le texte d'aide, appuyez sur Add field. Les questions libres (texte, choix entre options, oui/non, date, fichier à charger, choix dans une liste) peuvent être ajoutées autant de fois que nécessaire ; tous les autres types une seule fois par formulaire. Un choix dans une liste utilise une liste gérée dans Listes d'options.
- Ajoutez les signatures. Si vous avez besoin d'engagements signés, ajoutez les champs de signature du pilote, du concurrent et du représentant légal (mineurs uniquement), tracées à l'écran, et une déclaration à cocher pour le texte de confidentialité. Les signatures figurent sur les fiches d'engagement imprimées.
- Ordonnez les champs. Utilisez les flèches pour monter ou descendre un champ. Add page ajoute une page à la fin.
Dès qu'un champ a des réponses, son nom et son type ne changent plus et il ne peut plus être supprimé : masquez-le plutôt. Les champs qu'ERA et le site recherchent (e-mail, noms, catégorie, numéro de course) sont fixes. Détails dans Éditeur de formulaire.
Messages
Dans l'onglet Messages :
- Rédigez le message d'accueil. Un texte par langue, affiché en haut du formulaire. Appuyez sur Save messages.
- Éventuellement, les e-mails d'invitation de ce formulaire. Pour un formulaire sur invitation, vous pouvez rédiger une invitation pilote et une invitation équipe propres à ce formulaire. Laissez-les vides pour utiliser les textes du championnat. Appuyez sur Save invitation emails.
E-mails du championnat
Qui : organisateur ayant accès à la page, ou superadmin
Allez dans Système › Paramètres e-mail et choisissez le championnat :
- Expéditeur : l'adresse des e-mails automatiques du championnat.
- Copie des engagements : les adresses qui reçoivent une copie de chaque engagement, séparées par des virgules.
- Sous Confirmations du site, le texte de confirmation d'engagement : il est ajouté à l'e-mail de confirmation que le site envoie après un paiement.
Appuyez sur Enregistrer la configuration e-mail. Détails dans Paramètres e-mail.
Vérifier et ouvrir
- Regardez-le. Dans l'éditeur, appuyez sur Ouvrir sur le site : la page d'inscription du formulaire s'ouvre. Parcourez les pages et vérifiez les noms, les textes d'aide, les catégories et les prix.
- Rendez-le public. Dans Base et catégories, mettez Statut sur Public et appuyez sur Enregistrer.
- Partagez le lien. Dans Formulaires › Formulaires, la colonne Lien du site affiche l'adresse du formulaire, avec un bouton pour la copier. Si le bouton d'inscription de l'épreuve est réglé sur ERA form, la page de l'épreuve sur le site ouvre d'elle-même le formulaire ouvert.
Dans la liste des formulaires, la colonne de statut indique ouvrir, private, fermé par date (après la date de clôture) ou closed (archivé).
Où arrivent les engagements
- Formulaires › Formulaires compte les inscriptions Confirmés et À payer de chaque formulaire.
- Pilotes › Engagés liste chaque engagement de la course avec le paiement, la licence, le transpondeur et le statut sur piste (Engagés).
- Chaque engagement s'ouvre dans sa fiche d'engagement, où vous corrigez les données, la catégorie, le numéro de course et le paiement.