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04 · Pilotes

Inviter des pilotes Des liens personnels pour s'engager.

Dans ERAPilotes › Inviter des pilotes
Pour quiOrganisateur

Inviter des pilotes envoie à chaque pilote de votre liste un e-mail avec un lien personnel pour s'engager via un formulaire de la course, dans une catégorie.

À quoi sert-elle

Utilisez-la pour les wild cards, les pilotes invités, les pilotes d'un sponsor ou une course ouverte uniquement sur invitation. Le lien peut donner le prix normal, un engagement gratuit, un prix fixe ou une remise, et peut expirer à une date donnée. ERA vous montre qui reçoit l'invitation avant tout envoi.

Avant de commencer

  • La course a besoin d'un formulaire d'inscription avec des catégories. Un formulaire fermé en ligne peut être utilisé : ERA le signale « (fermé en ligne) ».
  • L'e-mail d'invitation a besoin d'un texte : dans le formulaire (éditeur de formulaire, Messages) ou dans Réglages e-mail sous l'invitation pilote. Sans texte, ERA affiche un avertissement et rien ne peut être envoyé.

Étape par étape

  1. Choisissez la course. Allez dans Pilotes › Inviter des pilotes et choisissez le championnat et l'épreuve.
  2. Choisissez le formulaire et la catégorie. Choisissez le Formulaire, puis la Catégorie : la liste n'affiche que les catégories de ce formulaire.
  3. Fixez le prix. Dans Prix, choisissez Prix normal, Engagement gratuit, Prix fixe ou Remise %. Pour un prix fixe ou une remise, saisissez le montant ou le pourcentage dans Prix fixe / remise.
  4. Fixez l'expiration. Choisissez la date dans Le lien expire le. Vide signifie que le lien fonctionne jusqu'à la clôture des inscriptions.
  5. Indiquez les pilotes. Chargez un Fichier CSV ou collez les pilotes, un par ligne, dans …ou collez les pilotes, sous la forme : e-mail, prénom, nom, sponsor, e-mail du sponsor. Seul l'e-mail est nécessaire ; la première ligne peut être l'en-tête.
  6. Vérifiez la liste. Appuyez sur Vérifier la liste. Rien n'est encore envoyé : ERA affiche combien de pilotes seront invités, le prix et l'expiration, et une ligne par pilote avec son statut.
  7. Envoyez. Appuyez sur le bouton d'envoi, qui indique combien d'invitations partiront (« Envoyer 12 invitations »), et confirmez, ou utilisez Change the list pour revenir en arrière. ERA affiche le résultat ligne par ligne : « invitation envoyée » ou « NON envoyée ».
Aperçu : 12 pilotes à inviter, 3 ignorés.
Aperçu : 12 pilotes à inviter, 3 ignorés.

Ce que vérifie ERA

Dans l'aperçu, ERA ignore :

  • les pilotes déjà invités au même formulaire et à la même catégorie avec une invitation non utilisée et non expirée (« déjà invité · ignoré ») ;
  • les pilotes déjà engagés dans ce formulaire (« déjà inscrit · ignoré ») ;
  • les lignes sans e-mail valide (« e-mail non valide · ignoré ») ;
  • un e-mail répété dans la liste (« répété dans la liste · ignoré »).

Par ailleurs :

  • Un e-mail pas encore présent dans ERA reçoit un nouveau compte pilote (« nouveau compte ») ; le pilote choisit le mot de passe sur le site.
  • Un sponsor de la liste est retrouvé par son e-mail, ou par son nom, et créé s'il manque.
  • Une remise est au maximum de 100 %. Au maximum 500 lignes sont lues par envoi.
  • Le CSV peut être séparé par des virgules, des points-virgules ou des tabulations. Le fichier doit être un .csv : depuis un tableur, enregistrez au format CSV.

Problèmes fréquents

Ce qui se passe Que faire
Choose the category. Choisissez une catégorie du formulaire sélectionné.
The file must be a .csv (in Excel: Save as → CSV). Enregistrez le tableur au format CSV et chargez-le à nouveau.
Certaines lignes sont « NON envoyée ». Vérifiez l'adresse e-mail et les réglages e-mail ; l'invitation est enregistrée, vous pouvez donc utiliser Envoyer des rappels.
Le bouton d'envoi est désactivé. Il ne reste personne à inviter, ou le texte de l'invitation manque.
Le même sponsor apparaît deux fois dans Sponsors. Un CSV contenait l'e-mail du sponsor et un autre seulement le nom, ou deux e-mails différents. Indiquez toujours le même e-mail du sponsor.
Un pilote du sponsor a été ignoré. Le pilote était déjà invité au même formulaire et à la même catégorie, ou déjà inscrit. Un pilote déjà inscrit n'est pas relié au sponsor par une nouvelle invitation.