Esta guía sigue un fin de semana de carrera en el orden en que se hace el trabajo. Los horarios son solo ejemplos: usa tu propio horario. El ejemplo es "Round 3 – Lakeside", con el piloto "Alex Moreau" #27.
En cada página de pista eliges primero el campeonato y el evento. Las páginas que leen códigos QR usan el lector elegido en la ficha del campeonato: la webcam se abre sola, o la casilla del lector de códigos de barras USB se queda lista (Un nuevo campeonato).
La tarde anterior
Quién: secretaría · ejemplo: 18:00
- Revisa los dorsales. En Pilotos › Dorsales cada categoría muestra su rango, los pilotos sin dorsal y los dorsales usados dos veces. Cambia los dorsales en la tabla y pulsa Guardar los dorsales; el botón que da dorsal a quien no lo tiene asigna los primeros libres del rango, por orden de inscripción. Detalles en Dorsales.
- Importa la lista de inscritos, solo si las inscripciones no están en ERA. Para una carrera cuyas inscripciones vienen de otro sistema o de un Excel, Pilotos › Importar lista de inscritos carga la lista que muestra la web, marcada como Oficial o Provisional. Las impresiones del día de carrera la usan después. Detalles en Importar lista de inscritos.
- Prepara los paquetes de inscripción. Pilotos › Paquetes de inscripción cuenta las camisetas por talla y los transpondedores que hay que preparar para los pilotos confirmados, pases de temporada incluidos, con la lista de pilotos y Descargar CSV. El botón Bolsas de bienvenida de Pilotos › Inscripciones da las mismas tallas con una lista para imprimir. Detalles en Paquetes de inscripción.
- Imprime las renuncias a la apelación. Día de carrera › Renuncias a la apelación lista cada inscripción no anulada, categoría por categoría, lista para firmar antes de las verificaciones. Pulsa Imprimir todo o Imprimir en una categoría. Detalles en Renuncias a la apelación.
- Prepara los pases. Pases › Imprimir pases imprime los pases por categoría, o todos con Imprimir todas las categorías; te dice quién no tiene dorsal o foto. Para enviar por email el pase con el código QR a cada piloto confirmado usa Pases › Enviar a los pilotos: prueba primero Enviar una prueba a tu propia dirección. Detalles en Imprimir pases y Enviar a los pilotos.
- Imprime las hojas de inscripción, si tu federación las pide. Pases › Hojas de inscripción da una página A4 por inscripción con datos, pago y firmas, para la carpeta que se queda en el circuito (Hojas de inscripción).
- Con terminales, descarga la copia de seguridad. Si el campeonato usa los Race day devices, comprueba en Día de carrera › Dispositivos que cada terminal está vinculado, tiene su función y muestra el evento correcto. Después pulsa Descargar Excel en Copia de seguridad para el día de carrera y guarda el archivo en el portátil del mostrador, o imprímelo: es el plan B si los terminales y ERA no funcionan (Dispositivos).
Todas las hojas se abren como una página lista para imprimir. Para tener un PDF, imprime y elige "Guardar como PDF" como impresora. Salen en el idioma del campeonato, sea cual sea el idioma de tu ERA.
Apertura del mostrador
Quién: mostrador de verificaciones administrativas · ejemplo: 07:30
- Abre el escáner de pista. Ve a Día de carrera › Escáner de pista. Los contadores muestran Por verificar, Aceptado en pista, No autorizado y el total de Inscripciones; debajo, los pilotos todavía por verificar, con búsqueda por nombre o dorsal.
- Escanea al piloto. Escanea el código QR del pase, en papel, en el móvil o en el Wallet. Sin código QR, escribe el email del piloto en la misma casilla, o búscalo en la lista y pulsa Abrir. Se abre el piloto en el mostrador.
- Verifica en el mostrador. Arriba: dorsal, nombre, categoría, formulario, equipo y estado de la inscripción. Una etiqueta roja indica que la inscripción está por pagar. Los campos obligatorios vacíos están en naranja: rellénalos con el piloto.
- Corrige la inscripción. En Inscripción puedes cambiar dorsal, categoría, transpondedor propio, número del transpondedor de alquiler y la casilla de rookie. Un dorsal ya usado en esa categoría en esta carrera no se guarda: ERA mantiene el anterior y propone el dorsal libre más cercano.
- Cobra y entrega. Si la inscripción está por pagar, marca Entry collected en la barra de abajo y elige el método. Marca lo que entregas en Incluido en la inscripción (camiseta, entradas, productos). Vende productos en Tienda en el circuito y elige cómo se pagan.
- Acepta. Pulsa Guardar + aceptado en pista. Guardar solo guarda todo pero deja al piloto por verificar. Después Escanear otro QR para el siguiente piloto.
Cuando el código QR no es de un piloto inscrito en esta carrera:
- Un piloto no inscrito, o un piloto nuevo: ERA lo indica y ofrece un botón por cada formulario del evento, aunque esté cerrado en la web. Abre la inscripción en el mostrador: todos los campos del formulario, categoría y dorsal. Marca que has cobrado el importe y pulsa Register and mark as paid. Detalles en Nuevo piloto.
- Un equipo: si el equipo tiene pilotos en esta carrera, se abre su ficha del equipo en este evento; si no, ERA ofrece Register drivers of this team now.
- Un pase de prensa: ERA muestra el estado de la acreditación para este evento.
Los pilotos con pase de temporada llevan la etiqueta Pase de temporada. Tienen que ser aceptados en cada carrera: uno aceptado en la prueba anterior aparece aquí otra vez por verificar. Mira Vender un pase de temporada.
Mostrador de neumáticos
Quién: mostrador de neumáticos · ejemplo: desde las 08:00
- Empieza. Ve a Día de carrera › Check-in de neumáticos y pulsa Iniciar el check-in de neumáticos. La página pasa a pantalla completa, con texto grande para un monitor táctil.
- Escanea a quien recoge. Escanea el código QR del piloto o del equipo. ERA muestra cada producto de neumáticos pagado y cuántos quedan por entregar.
- Escanea cada neumático. Cada código de barras leído baja el número por entregar, con un sonido de correcto o incorrecto. Un neumático entregado por error: anúlalo enseguida, o recupéralo con el botón menos.
- Siguiente. Pulsa Next driver › o escanea directamente el siguiente código QR.
Quien paga recoge: un piloto recoge solo lo que ha pagado él; un equipo recoge todo lo que ha pagado el equipo, para cualquiera de sus pilotos. Detalles en Check-in de neumáticos.
Con un terminal y la app ERA Race day el mostrador funciona igual, también sin red: escanea el pase, luego la caja, y el juego queda entregado. Detalles en La app ERA Race day.
Briefing
Quién: puerta del briefing · ejemplo: 09:30
- Empieza. Ve a Día de carrera › Check-in del briefing y pulsa Iniciar el check-in del briefing.
- Escanea en la puerta. Cada código QR recibe una respuesta grande en color con un sonido: verde si está registrado, amarillo si ya había entrado o no está aceptado en las verificaciones, rojo si no está inscrito. El contador muestra los pilotos presentes y los inscritos.
- Mira quién falta. La lista muestra Presentes y Ausentes, con búsqueda y un Registrar manual.
Con un terminal en la puerta, escanea el pase con la app ERA Race day: los registros llegan a ERA también después de un corte de red (La app ERA Race day).
Para enviar por email los documentos del briefing a los pilotos aceptados en pista, usa Pases › Enviar a los pilotos con el texto del briefing de Sistema › Ajustes de email. Detalles en Check-in del briefing.
Verificaciones técnicas, pre-parrilla, devolución de transpondedores
Quién: secretaría · ejemplo: después de las verificaciones administrativas
Día de carrera › Verificaciones técnicas, Día de carrera › Pre-parrilla y Día de carrera › Devolución de transpondedores imprimen una hoja por categoría con solo los pilotos aceptados en pista en esta carrera. Imprímelas cuando el mostrador haya terminado, o vuelve a imprimirlas después de aceptaciones tardías. Para una carrera con una lista de inscritos importada usan los pilotos de esa lista.
El archivo para los cronometradores sale de Pilotos › Exportar pilotos: Cronometraje de una categoría tiene los pilotos confirmados aceptados en pista (Exportar pilotos). Las listas de transpondedores, propios y de alquiler, están en Pedidos › Listas de transpondedores (Listas de transpondedores).
Detalles en Verificaciones técnicas, Pre-parrilla y Devolución de transpondedores.
En la bandera
Quién: secretaría · ejemplo: final del día
Sube los resultados de cada clase en Eventos › Resultados: un PDF que la web muestra en la página del evento, o la exportación CSV de MyLaps. Después sigue con Después de la carrera.