Ce guide suit un week-end de course dans l'ordre du travail. Les horaires ne sont que des exemples : suivez votre propre horaire. L'exemple est « Round 3 – Lakeside », avec le pilote « Alex Moreau » n° 27.
Sur chaque page piste, vous choisissez d'abord le championnat et l'épreuve. Les pages qui lisent les QR codes utilisent le lecteur choisi dans la fiche du championnat : la webcam s'ouvre d'elle-même, ou le champ du lecteur de codes-barres USB reste prêt (Un nouveau championnat).
La veille
Qui : direction de course · exemple : 18h00
- Vérifiez les numéros de course. Dans Pilotes › Numéros de course, chaque catégorie affiche sa plage, les pilotes sans numéro et les numéros attribués deux fois. Modifiez les numéros dans le tableau et appuyez sur Enregistrer les numéros ; le bouton qui donne un numéro à ceux qui n'en ont pas attribue les premiers numéros libres de la plage, dans l'ordre d'inscription. Détails dans Numéros de course.
- Importez la liste des engagés, seulement si les engagements ne sont pas dans ERA. Pour une course dont les engagements viennent d'un autre système ou d'un fichier Excel, Pilotes › Importer la liste des engagés charge la liste qu'affiche le site, marquée Officielle ou Provisoire. Les impressions du jour de course l'utilisent ensuite. Détails dans Importer la liste des engagés.
- Préparez les packs d'engagement. Pilotes › Forfaits d'engagement compte les T-shirts par taille et les transpondeurs à préparer pour les pilotes confirmés, pass saison compris, avec la liste des pilotes et Télécharger le CSV. Le bouton Sacs de bienvenue de Pilotes › Engagés donne les mêmes tailles avec une liste imprimable. Détails dans Forfaits d'engagement.
- Imprimez les renonciations à l'appel. Jour de course › Renonciations à l'appel liste chaque engagement non annulé, catégorie par catégorie, prêt à signer avant les vérifications. Appuyez sur Tout imprimer ou sur Imprimer pour une catégorie. Détails dans Renonciations à l'appel.
- Préparez les pass. Pass › Imprimer les pass imprime les pass par catégorie, ou tous avec Imprimer toutes les catégories ; la page vous indique qui n'a pas de numéro de course ou pas de photo. Pour envoyer par e-mail le pass avec le QR code à chaque pilote confirmé, utilisez Pass › Envoyer aux pilotes : appuyez d'abord sur Envoyer un test vers votre propre adresse. Détails dans Imprimer les pass et Envoyer aux pilotes.
- Imprimez les fiches d'engagement, si votre fédération les demande. Pass › Fiches d'engagement donne une page A4 par engagement avec les données, le paiement et les signatures, pour le dossier conservé sur le circuit (Fiches d'engagement).
- Avec des terminaux, téléchargez la sauvegarde. Si le championnat utilise les Race day devices, vérifiez dans Jour de course › Appareils que chaque terminal est associé, a sa fonction et affiche le bon événement. Appuyez ensuite sur Télécharger l'Excel dans Sauvegarde pour le jour de course et gardez le fichier sur l'ordinateur portable du guichet, ou imprimez-le : c'est le plan B si les terminaux et ERA ne fonctionnent pas (Appareils).
Toutes les feuilles s'ouvrent sous forme de page prête à imprimer. Pour obtenir un PDF, imprimez et choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante. Elles sortent dans la langue du championnat, quelle que soit la langue de votre ERA.
Ouverture du guichet
Qui : guichet des vérifications administratives · exemple : 7h30
- Ouvrez le scanner piste. Allez dans Jour de course › Scanner piste. Les compteurs affichent À contrôler, Accepté en piste, Non autorisé et le total des Inscriptions ; en dessous, les pilotes encore à vérifier, avec une recherche par nom ou par numéro.
- Scannez le pilote. Scannez le QR code du pass, sur papier, sur le téléphone ou dans le Wallet. Sans QR code, tapez l'e-mail du pilote dans le même champ, ou trouvez-le dans la liste et appuyez sur Ouvrir. Le guichet pilote s'ouvre.
- Vérifiez au guichet. En haut : numéro de course, nom, catégorie, formulaire, équipe et statut de l'engagement. Une étiquette rouge indique que l'engagement est encore à payer. Les champs obligatoires restés vides sont en orange : remplissez-les avec le pilote.
- Corrigez l'engagement. Sous Engagement, vous pouvez changer le numéro de course, la catégorie, le transpondeur personnel, le numéro du transpondeur loué et la case rookie. Un numéro de course déjà utilisé dans cette catégorie pour cette course n'est pas enregistré : ERA garde l'ancien et propose le numéro libre le plus proche.
- Encaissez et remettez. Si l'engagement est à payer, cochez Entry collected dans la barre du bas et choisissez le moyen de paiement. Cochez ce que vous remettez sous Inclus dans l'engagement (T-shirt, billets, produits). Vendez des produits sous Boutique sur place et choisissez leur moyen de paiement.
- Acceptez. Appuyez sur Enregistrer + accepté en piste. Enregistrer seul enregistre tout mais laisse le pilote à vérifier. Puis Scanner un autre QR pour le pilote suivant.
Quand le QR code n'est pas celui d'un pilote engagé dans cette course :
- Un pilote non inscrit, ou un nouveau pilote : ERA l'indique et propose un bouton par formulaire de l'épreuve, même fermé en ligne. Il ouvre l'inscription au guichet : tous les champs du formulaire, la catégorie et le numéro de course. Cochez que vous avez encaissé le montant et appuyez sur Register and mark as paid. Détails dans Nouveau pilote.
- Une équipe : si l'équipe a des pilotes dans cette course, sa fiche équipe s'ouvre sur cette épreuve ; sinon, ERA propose Register drivers of this team now.
- Un pass média : ERA affiche le statut de l'accréditation pour cette épreuve.
Les pilotes pass saison portent un badge Pass saison. Ils doivent être acceptés à chaque course : un pilote accepté à la manche précédente apparaît ici de nouveau comme à vérifier. Voir Vendre un pass saison.
Guichet pneus
Qui : guichet pneus · exemple : à partir de 8h00
- Démarrez. Allez dans Jour de course › Check-in pneus et appuyez sur Démarrer le check-in pneus. La page passe en plein écran, avec de grands caractères pour un écran tactile.
- Scannez celui qui retire. Scannez le QR code du pilote ou de l'équipe. ERA affiche chaque produit pneus payé et combien il en reste à remettre.
- Scannez chaque pneu. Chaque code-barres lu diminue le nombre à remettre, avec un son pour bon ou mauvais. Un pneu remis par erreur : annulez-le tout de suite, ou reprenez-le avec le bouton moins.
- Suivant. Appuyez sur Next driver › ou scannez directement le QR code suivant.
Celui qui paie retire : un pilote ne retire que ce qu'il a payé lui-même ; une équipe retire tout ce que l'équipe a payé, pour n'importe lequel de ses pilotes. Détails dans Check-in pneus.
Avec un terminal et l'app ERA Race day, le guichet fonctionne de la même façon, même sans réseau : scannez le pass, puis le carton, et le jeu est remis. Détails dans L'app ERA Race day.
Briefing
Qui : porte du briefing · exemple : 9h30
- Démarrez. Allez dans Jour de course › Check-in briefing et appuyez sur Démarrer le check-in briefing.
- Scannez à la porte. Chaque QR code reçoit une grande réponse colorée avec un son : vert pour enregistré, jaune pour déjà entré ou non accepté aux vérifications, rouge pour non inscrit. Le compteur affiche les pilotes présents et inscrits.
- Voyez qui manque. La liste affiche Présents et Absents, avec une recherche et un Enregistrer manuel.
Avec un terminal à l'entrée, scannez le pass avec l'app ERA Race day : les enregistrements arrivent dans ERA même après une coupure du réseau (L'app ERA Race day).
Pour envoyer par e-mail les documents du briefing aux pilotes acceptés sur piste, utilisez Pass › Envoyer aux pilotes avec le texte de briefing de Système › Paramètres e-mail. Détails dans Check-in briefing.
Vérifications techniques, pré-grille, retour des transpondeurs
Qui : direction de course · exemple : après les vérifications administratives
Jour de course › Vérifications techniques, Jour de course › Pré-grille et Jour de course › Retour des transpondeurs impriment une feuille par catégorie avec uniquement les pilotes acceptés sur piste à cette course. Imprimez-les quand le guichet a terminé, ou imprimez de nouveau après des acceptations tardives. Pour une course avec une liste des engagés importée, elles utilisent les pilotes de cette liste.
Le fichier des chronométreurs vient de Pilotes › Exporter les pilotes : Chronométrage pour une catégorie contient les pilotes confirmés acceptés sur piste (Exporter les pilotes). Les listes des transpondeurs, personnels et loués, se trouvent dans Commandes › Listes des transpondeurs (Listes des transpondeurs).
Détails dans Vérifications techniques, Pré-grille et Retour des transpondeurs.
Au drapeau
Qui : direction de course · exemple : fin de journée
Chargez les résultats de chaque catégorie dans Événements › Résultats : un PDF que le site affiche sur la page de l'épreuve, ou l'export CSV de MyLaps. Continuez ensuite avec Après la course.