La fiche d'engagement Un engagement, toutes ses données.

La fiche d'engagement affiche un engagement d'un pilote : course ou pass saison, catégorie, numéro de course, paiement, contrôle en piste, et chaque champ du formulaire rempli par le pilote.

À quoi sert-elle

Vous l'ouvrez pour répondre à un pilote au guichet (« mon virement est-il arrivé ? », « j'ai changé de catégorie »), pour consulter une licence ou un certificat médical, pour confirmer un paiement reçu par virement ou en espèces, et pour imprimer la fiche d'engagement avec les signatures pour le dossier des vérifications techniques.

Ouvrez-la en cliquant sur le nom du pilote dans Engagés ou Numéros de course. ERA l'ouvre aussi juste après l'ajout d'un pilote depuis Nouveau pilote.

Le cadre du haut résume l'engagement : pilote, e-mail et équipe ; Événement ou Pass saison avec le championnat et la date ; Catégorie, Numéro ; Inscription (« payé », « à payer » ou « annulé », avec montant, mode et date de paiement) ; En piste (« accepté », « refusé » ou « à contrôler » ; pour un pass saison, la fiche affiche le dernier contrôle, à n'importe quelle course : le contrôle de chaque course est dans Engagés avec la course sélectionnée) ; Licence (cliquez sur le numéro pour ouvrir le scan). En dessous figurent Accepter en piste, Refuser en piste, Réinitialiser le contrôle en piste, Paiement, Fiche d'engagement et Retour aux engagés. Les boutons de piste n'apparaissent pas sur un engagement annulé.

Étape par étape

1. Vérifiez le résumé. Le statut, le paiement et le contrôle en piste sont tous dans le cadre du haut.
2. Consultez les documents. La licence, la licence du concurrent, le certificat médical, l'autorisation de départ, la pièce d'identité ou le passeport et la photo s'ouvrent dans la fenêtre VISIONNEUSE DE FICHIERS (Voir la licence, Voir le certificat médical, View Start Permission, View Photo). Si cet engagement n'a pas de fichier mais qu'un autre engagement du même pilote dans le championnat en a un, ERA affiche celui-là.
3. Consultez les signatures. Les signatures du pilote, du concurrent et du parent faites sur le site ou sur la tablette au guichet sont affichées en images. Elles sont en lecture seule, comme chaque champ marqué (depuis le site, lecture seule).
4. Corrigez les données. Modifiez Numéro de course, Catégorie ou n'importe quel champ du formulaire, chargez un nouveau document dans son champ fichier, puis appuyez sur METTRE À JOUR L'INSCRIPTION. La liste Catégorie contient les catégories du formulaire ; la catégorie actuelle reste dans la liste même si elle a été désactivée, avec la mention « (off) ».
5. Confirmez un paiement. Appuyez sur Paiement (ou Set Payment to PAID dans le formulaire). Dans la fenêtre METTRE À JOUR LE PAIEMENT, choisissez le Payment Method, saisissez la Payment Date (jj/mm/aaaa) et le Total, ajoutez une Note et, pour un pass saison payé en plusieurs fois, une Note Season Pass Payments. Appuyez sur UPDATE PAYMENT STATUS : le paiement passe à PAID et l'engagement à Confirmé. Utilisez la même fenêtre pour corriger un paiement déjà effectué (Modifier les infos de paiement).
6. Acceptez en piste. Appuyez sur Accepter en piste quand le pilote a passé les vérifications, ou sur Refuser en piste (ERA demande une confirmation). Réinitialiser le contrôle en piste remet l'engagement à « à contrôler ». Pour un pass saison, acceptez depuis Engagés avec la course sélectionnée : ERA y enregistre la course, et la fiche la liste sous Season Pass - How many races has done?. Pour un pilote pass saison, Refuser en piste le bloque à toutes les courses du pass, et Réinitialiser le contrôle en piste efface aussi l'acceptation affichée aux courses précédentes. Acceptez à nouveau le pilote là où c'est nécessaire.
7. Imprimez la fiche d'engagement. Fiche d'engagement ouvre une page A4 avec les données et les signatures, pour le dossier des vérifications. Voir Fiches d'engagement.

Ce que vérifie ERA

• Vous n'ouvrez que les engagements des championnats auxquels vous avez accès ; sinon, ERA affiche No access! You don't have access..
• Le numéro de course est unique dans la catégorie de la course, pass saison couvrant la course compris. Si le numéro est déjà utilisé par un autre pilote, ERA garde l'ancien et affiche Race number not changed. avec le numéro libre le plus proche dans la plage de la catégorie.
• Si vous changez la catégorie, ou videz le numéro de course, ERA attribue le numéro qui suit le plus haut déjà utilisé dans cette catégorie, en comptant les engagements non annulés de toutes les courses et de tous les formulaires. Si la catégorie est désactivée, n'a pas de plage ou si sa plage est pleine, l'engagement reste sans numéro.
• Les champs obligatoires du formulaire doivent être remplis avant l'enregistrement. Choisissez un fichier JPG ou PDF (PNG aussi pour la photo), de 5 Mo au maximum.
• Les modifications du nom, de l'adresse, de la date de naissance, du téléphone, de la licence, du transpondeur, du châssis et de l'équipe mettent aussi à jour le profil du pilote : les engagements suivants partent des nouvelles données.
• Si l'engagement fait partie d'une commande du site avec plusieurs engagements, confirmer son paiement confirme tous les engagements de cette commande, y compris ceux qui avaient été annulés.
• Si l'engagement fait partie d'une commande équipe, la fenêtre de paiement n'ouvre pas le formulaire : un seul paiement couvre tous les pilotes, et ERA propose Confirm the payment in the team card.
• Selon votre niveau admin, le formulaire affiche aussi un cadre Statut du paiement avec le montant dû ou le paiement effectué.
• Chaque modification est inscrite dans le Journal des actions.

Problèmes fréquents

Voir aussi

• Engagés
• Numéros de course
• Fiches d'engagement
• La fiche équipe