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06 · Commandes

Exporter les commandes Les fichiers pour le comptable.

Dans ERACommandes › Exporter les commandes
Pour quiOrganisateur

Cette page fournit les fichiers Excel d'un événement, un bouton pour chacun.

À quoi sert cette page

Après l'événement, utilisez ces fichiers pour contrôler la caisse et préparer les factures. Les téléchargements de Paiements et de Factures sont inscrits dans le Journal des actions.

Étape par étape

  1. Ouvrez la page. Allez dans Commandes › Exporter les commandes et choisissez le championnat et l'événement.
  2. Téléchargez les paiements. Paiements : les commandes boutique de l'événement et les engagements confirmés, avec numéro de course, date, client, moyen de paiement, total et note. Un paiement qui couvre plusieurs engagements (une commande d'équipe, ou un pilote dans plusieurs catégories) tient sur une seule ligne, avec les numéros de course regroupés. Les engagements confirmés sans paiement encaissé, comme les engagements gratuits, apparaissent avec un total de 0.
  3. Téléchargez les factures. Factures : ce qu'il faut facturer aux pilotes et aux équipes. Voir les règles ci-dessous.
  4. Téléchargez les autres listes. Commandes boutique sur la piste, Réservations de pneus et Packs photo listent les commandes et les réservations de l'événement.
Les cinq fichiers de l'événement.
Les cinq fichiers de l'événement.

Ce que vérifie ERA

Le fichier Factures suit ces règles :

  • Uniquement les lignes payées : commandes boutique payées, engagements payés, réservations de pneus confirmées et packs photo confirmés.
  • On facture celui qui paie. Un achat ou une commande d'engagements d'une équipe est toujours facturé à l'équipe, avec les données de facturation de son profil (Invoice to (first and last name), VAT number, Company address). La colonne « For_driver » indique les pilotes concernés.
  • Un pilote n'est facturé que s'il a demandé une facture dans son formulaire d'engagement pour cet événement (ou dans son pass saison), avec les données de facturation qu'il y a saisies.
  • Une commande d'engagements d'équipe tient sur une ligne pour toute la commande ; les pneus d'une même commande d'équipe aussi.
  • Les packs photo sont facturés uniquement aux pilotes.

Problèmes fréquents

Ce qui se passe Que faire
Un pilote manque dans les factures. Il n'a pas demandé de facture dans son engagement, ou la ligne n'est pas encore payée.
Une équipe n'a pas de numéro de TVA dans le fichier. Complétez les données de facturation dans l'onglet Profil de la fiche équipe et téléchargez à nouveau.